Verwaltungen von Städten, Kommunen und Landkreisen stehen vor großen Herausforderungen. Wegen des demografischen Wandels können offene Stellen nicht besetzt werden, langjährige Mitarbeiter verabschieden sich in den Ruhestand, digitale Entwicklungen verändern bisherige Arbeitsabläufe massiv.
KI beeinflusst Arbeit in der Verwaltung zunehmend
Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine große Rolle. In nur wenigen Jahren ist aus einer anfänglichen Technologie für digitale Nerds eine Massenanwendung geworden. KI bestimmt unseren Alltag, nahezu jede Branche ist betroffen. Deutlich wird das auch in der Verwaltung.
In Berlin soll KI Menschen mit Beeinträchtigung helfen
In Berlin sieht man sich auf den digitalen Wandel gut vorbereitet. „KI bietet erhebliche Potenziale für die öffentliche Verwaltung und wird bereits heute in verschiedenen Bereichen eingesetzt“, sagt Senatssprecherin Christine Richter dem Berliner KURIER. Als Beispiel nennt sie das Programm SUMM AI, das alle Behörden der Verwaltung seit dem 23. Januar dieses Jahres nutzen können.
KI kann Verwaltungsprozesse beschleunigen und Beschäftigte insbesondere bei wiederkehrenden und zeitintensiven Aufgaben entlasten.
Bei dem Programm handelt es sich um eine KI-gestützte Anwendung zur automatisierten Übersetzung von Texten in Einfache sowie Leichte Sprache. Damit wolle man erreichen, dass Informationen für Menschen mit geringerem Sprach- und Leseverständnis oder mit Lernschwierigkeiten besser verständlich und zugänglich sind. Damit erfülle die Anwendung auch gesetzliche Anforderungen zur barrierefreien Kommunikation.
Berlin entwickelt BärGPT unterstützt die Verwaltung
Damit nicht genug. In der Hauptstadt geht man noch einen Schritt weiter. Mit BärGPT steht ein auf Open-Source-Basis entwickelter KI-Assistent zur Verfügung, der von CityLAB Berlin gemeinsam mit der Senatskanzlei entwickelt wurde.
BärGPT unterstützt die Verwaltung unter anderem bei der Erstellung von Textentwürfen, Zusammenfassungen und Analysen von Dokumenten. „KI kann Verwaltungsprozesse beschleunigen und Beschäftigte insbesondere bei wiederkehrenden und zeitintensiven Aufgaben entlasten“, sagt Richter. Die freiwerdenden Ressourcen könnten stärker in anspruchsvollere Tätigkeiten und den Service für Bürger eingesetzt werden.
KI kommt in der Verwaltung zunehmend an
So wie in Berlin arbeiten derzeit viele Verwaltungen. Wie Lucy Czachowski vom Digitalverband Bitkom dem KURIER bestätigt, wird KI zunehmend in Verwaltungen eingesetzt. „Besonders verbreitet sind erste Anwendungen bei digitalen Bürgerdiensten, Chatbots, Dokumentenanalyse oder der intelligenten Steuerung von Infrastruktur und Verkehr“, erklärt die Bereichsleiterin Künstliche Intelligenz.
Viele Kommunen würden zudem KI-Projekte im Rahmen von Smart-City-Initiativen testen. Diese seien häufig Pilotprojekte. Grundsätzlich seien größere Städte oft weiter als kleinere Kommunen.
In Oberhavel werden KI-Richtlinien geschaffen
Aber auch dort tut sich einiges. Das zeigt ein Blick in den an Berlin angrenzenden Landkreis Oberhavel in Brandenburg. „Aktuell schaffen wir durch das Erstellen einer internen KI-Richtlinie und die Vermittlung von KI-Kompetenz die Voraussetzungen für den rechtssicheren Einsatz von KI-Tools in der Kreisverwaltung“, sagt Landkreis-Pressesprecherin Mandy Oys dem KURIER.
KI-Tools können in Zukunft den Service für die Bürgerinnen und Bürger verbessern und die Arbeit innerhalb der Verwaltung unterstützen.
In der Behörde steht man dem Thema aufgeschlossen gegenüber. Man habe das Potenzial erkannt. „KI-Tools können in Zukunft den Service für die Bürgerinnen und Bürger verbessern und die Arbeit innerhalb der Verwaltung unterstützen“, sagt Oys. Trotz aller technischen Möglichkeiten komme in der Verwaltung in Oranienburg aber weiterhin auch ein FAX-Gerät zum Einsatz. Das gelte in Deutschland „als aktiver, rechtssicherer Kommunikationsweg“, so Oys.
Diese Fehler sind in der Vergangenheit gemacht worden
Dass das FAX-Gerät in der Verwaltung noch immer beliebt ist, liegt am digitalen Rückstand von Deutschland. „Europa hat bei KI Nachholbedarf, insbesondere bei skalierbaren Plattformen, Cloud-Infrastruktur und Zugang zu Rechenkapazitäten“, erklärt Czachowski von Bitkom. Europa sei zwar stark in der Forschung gewesen, aber zu schwach in der Skalierung und Kommerzialisierung digitaler Technologien.
Das sind aber nicht alle Versäumnisse der Vergangenheit. In Europa gebe es stark fragmentierte Märkte, vergleichsweise geringe Investitionen in Wachstumsunternehmen und teilweise komplexe regulatorische Rahmenbedingungen. „Dadurch konnten Unternehmen aus den USA und China schneller globale Plattformen aufbauen“, sagt Czachowski.
So wird die Abhängigkeit von den USA und China geringer
Um die Abhängigkeit von den USA und China zu verringern, braucht es bessere Rahmenbedingungen für Innovationen und weitreichende Veränderungen. Dazu gehören schnellere Genehmigungen, mehr Wagniskapital, leistungsfähige digitale Infrastruktur, Zugang zu Hochleistungsrechenzentren und eine innovationsfreundliche Regulierung. Außerdem müsse die öffentliche Hand Abnahmegarantien geben und digitale Kompetenzen ausbauen.
Grundsätzlich sieht die Verwaltungsbranche in KI mehr Chancen als Risiken. „Mit Blick auf die Zukunft ist davon auszugehen, dass KI ein immer selbstverständlicherer Bestandteil der täglichen Verwaltungsarbeit werden wird“, sagt Christiane Richter aus der Berliner Senatsverwaltung. „KI kann damit auch einen Beitrag leisten, die Zukunfts- und Handlungsfähigkeit der Verwaltung angesichts des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels langfristig zu sichern.“
Verlässliche Richtlinien für den Umgang mit KI
Klar ist aber auch: Trotz aller Chancen braucht es ständige Weiterbildungen und verlässliche Richtlinien für den Umgang mit KI. Und: einen kritischen Blick, vor allem bei Datenschutz und IT-Sicherheit. „Wichtig sind außerdem klare Regeln, transparente Entscheidungen der KI-Systeme sowie gemeinsame Standards, damit Kommunen nicht von einzelnen Anbietern abhängig werden“, sagt Czachowski.
Europa hat bei KI Nachholbedarf, insbesondere bei skalierbaren Plattformen, Cloud-Infrastruktur und Zugang zu Rechenkapazitäten.
Schließlich soll KI die Verwaltung unterstützen, nicht den Menschen vollständig ersetzen.