Mal eben den Urlaub buchen oder dem Vermieter schnell eine Nachricht schicken. Und das natürlich über die dienstliche E-Mail-Adresse. Schließlich ist das Postfach ohnehin den ganzen Tag geöffnet. Doch genau dieser scheinbar harmlose Klick kann im schlimmsten Fall richtig teuer werden. Denn wer seine Firmen-Mail privat nutzt, riskiert Ärger mit dem Chef und unter Umständen sogar den Job.
Bei privaten E-Mails vom Bürokonto aus, kann eine Abmahnung oder Kündigung drohen
Für viele Arbeitnehmer gehört die dienstliche E-Mail-Adresse zum Berufsalltag wie die Kaffeetasse auf dem Schreibtisch. Über sie laufen Nachrichten von Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern. Weil das Postfach ständig griffbereit ist, liegt die Versuchung nahe, es auch privat zu nutzen. Was soll den schon passieren? Doch genau hier droht mächtig Ärger.
„Sofern die private Nutzung nicht explizit erlaubt ist, ist sie nicht gestattet“, erklärt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht. Heißt: Grundsätzlich darf die dienstliche E-Mail-Adresse ausschließlich für berufliche Zwecke verwendet werden, alles andere ist verboten. Erst wenn der Arbeitgeber die private Nutzung ausdrücklich erlaubt, dürfen darüber auch persönliche Nachrichten verschickt oder private Konten angelegt werden.
Wer ohne Erlaubnis seine Firmen-Mail privat nutzt, sollte das nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung nicht, darf er die Einhaltung dieser Regel im zumutbaren Rahmen kontrollieren. Gemeint ist, dass der Arbeitgeber die Einhaltung der Regel überwachen darf, ohne unverhältnismäßig in die Rechte der Beschäftigten einzugreifen. Welche Kontrollen konkret zulässig sind, hängt unter anderem vom Datenschutz, den Persönlichkeitsrechten der Beschäftigten und den Umständen im Betrieb ab.
Stellt er dabei fest, dass Mitarbeiter das Postfach trotzdem privat verwenden, kann zunächst eine Abmahnung folgen. Wer danach weitermacht und seine Firmenadresse weiterhin für private Zwecke nutzt, riskiert im Wiederholungsfall sogar die Kündigung.
Arbeitgeber müssen Mitarbeiter über diese Regelung informieren
Ganz so einfach dürfen Chefs allerdings nicht durchgreifen. Entscheidend ist, ob die Mitarbeiter überhaupt eindeutig darüber informiert wurden, dass die dienstliche E-Mail-Adresse ausschließlich beruflich genutzt werden darf. Gab es darauf keine klaren Hinweise, muss auch der Chef mal den Kürzeren ziehen. Dann darf die private Nutzung auch nicht bestraft werden, wie die Fachanwältin für Arbeitsrecht weiter sagt.
