Sie haben es tatsächlich geschafft, im Urlaub Laptop und Diensthandy auszuschalten und abzuschalten? Keine Mails, keine Anrufe, einfach nur pure Erholung! Doch zurück im Büro wartet der wahre Albtraum: Hunderte, vielleicht sogar Tausende ungelesene E-Mails stapeln sich in Ihrem Posteingang. Was nun? Einfach alles löschen? Keine Panik, KURIER hat die besten Tipps für den stressfreien Wiedereinstieg!
Darf man seine E-Mails nach dem Urlaub einfach löschen?
Leider nein! „E-Mails sind betriebliche Kommunikation, die darf nicht einfach so gelöscht werden“, erklärt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln. Selbst wenn der Anblick des überquellenden Posteingangs entmutigend ist, gibt es keine Abkürzung. Jede Nachricht könnte wichtige Kundeninformationen, Aufträge oder interne Mitteilungen enthalten, die für Ihre Arbeit und den Betrieb unverzichtbar sind.
Was passiert, wenn ich wichtige E-Mails nach dem Urlaub trotzdem aus Versehen lösche?
Wenn Sie wichtige E-Mails nach dem Urlaub versehentlich löschen, begeben Sie sich auf dünnes Eis. Wer sich nicht an die Vorgaben hält, verstößt gegen arbeitsvertragliche Pflichten und muss im schlimmsten Fall mit arbeitsrechtlichen Sanktionen rechnen. Das kann von einer Abmahnung bis hin zur Kündigung reichen.
Darf man ankündigen, dass E-Mails gelöscht werden?
Vielleicht denken Sie, dass eine Abwesenheitsnotiz, die das Löschen von E-Mails ankündigt, eine Lösung sein könnte. Tatsächlich ist das möglich, aber nur unter einer Bedingung: „Eine solche Ankündigung gegenüber dem Empfänger ist möglich“, sagt Oberthür, „aber nur mit Zustimmung des Arbeitgebers.“ Ohne diese Zustimmung droht ebenfalls Ärger.
Wie sichtet man E-Mails nach dem Urlaub am schnellsten?
Anstatt in blinden Aktionismus zu verfallen oder den „Alles löschen“-Knopf zu drücken, gibt es einige bewährte Strategien, um die E-Mail-Flut nach dem Urlaub effektiv zu bewältigen.
Neuste Mails zuerst: In der Welt der E-Mails geht alles schnell. Nachrichten, die zu Beginn Ihres dreiwöchigen Urlaubs eingegangen sind, haben nach 21 Tagen oft keine Relevanz mehr. Dringende Angelegenheiten werden in der Regel mehrfach angesprochen, da sich der Absender bei wichtigen Themen sicherlich mehrmals melden wird. Deshalb sollten Sie nach Ihrem Urlaub immer mit den neuesten E-Mails beginnen.
Prioritäten setzen: Nach dem Urlaub lassen sich oft mindestens zwei Drittel der beruflichen E-Mails schnell und unkompliziert beantworten. Priorisieren Sie Ihre Antworten und erledigen Sie am besten sofort, was nicht lange dauert. Eine hilfreiche Faustregel lautet: Benötigen Sie für die Bearbeitung weniger als drei Minuten, erledigen Sie es sofort. Den Rest legen Sie auf Wiedervorlage und planen die Bearbeitung gemäß der Priorisierung für die kommenden Tage ein.
Auf Absender achten: Setzen Sie Filter in Ihrem E-Mail-Programm. Sortieren Sie nach Absender, Betreff oder Wichtigkeit. Beginnen Sie mit den Mails von Ihrem Chef und den wichtigsten Kollegen. Diese haben oft höchste Priorität und geben Ihnen einen Überblick darüber, was in Ihrer Abwesenheit passiert ist.
Newsletter und Spam aussortieren: Newsletter, Werbemails und Spam blockieren nur unnötig Ihre Sicht auf die wirklich wichtigen E-Mails. Nutzen Sie Filter oder spezielle Ordner, um diese Mails schnell zu identifizieren und zu entfernen. ■