Sie kennen das bestimmt auch: Im Laufe der Jahre sammeln sich ziemlich viele Unterlagen an wie Kaufverträge, Quittungen, Rechnungen, Steuerbescheide, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge. Das muss man nicht alles aufheben. Doch für manche gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Hier ein Überblick, welche Unterlagen man wie lange aufbewahren muss oder sollte und wie man private Dokumente am besten entsorgt.
Wie lange soll man Gehaltsabrechnungen aufheben?
Eigentlich kann man die monatlichen Gehaltsabrechnungen vernichten, nachdem man sie kontrolliert hat. Dennoch sollten Sie sie länger aufheben. Und zwar mindestens so lange, bis Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung bekommen und diese geprüft haben. Die jährlichen Lohnsteuerbescheinigungen sollten Sie alle bis zur Rente aufbewahren.
Gehaltsabrechnungen braucht man als Nachweis in verschiedenen Fällen. Etwa wenn es um Unterhaltszahlungen geht oder beim Antrag auf Wohngeld, dann brauchen Sie den Gehaltsnachweis aus den letzten 12 Monaten. Es ist also zu empfehlen, die Gehaltsabrechnungen 1 Jahr aufzubewahren.
Wie lange muss man Handwerker-Rechnungen aufbewahren?
Für Privatpersonen gilt: Wer Handwerksbetriebe mit Arbeiten am Haus oder in der Wohnung beauftragt, muss die Rechnungen 2 Jahre aufbewahren. Dasselbe gilt für haushaltsnahe Dienstleistungen, etwa für die Reinigung der Wohnung oder für die Gartenpflege. „Damit will der Gesetzgeber Schwarzarbeit eindämmen“, sagt Sascha Nuß, Jurist bei der R+V Versicherung. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ohne Belege drohen hohe Bußgelder von bis zu 1000 Euro.
Quittungen, Kaufverträge, Kassenbons, Garantieunterlagen
Kaufbelege und Quittungen sollten mindestens 2 Jahre aufgehoben werden – bei einer längeren Herstellergarantie auch darüber hinaus. „In diesem Zeitraum kann man mangelhafte Ware im Regelfall reklamieren und mit Kaufbeleg ist das deutlich einfacher“, sagt Sascha Nuß. Am besten bewahrt man Kaufbelege, Kaufverträge, Garantieunterlagen und Kassenbon zusammen mit Anleitungen und gegebenenfalls Originalverpackungen auf.
Bei Gegenständen und Geräten, die über die Hausratversicherung versichert sind, ist es sinnvoll, die Kaufbelege und Quittungen dauerhaft aufzubewahren. Dann können Sie deren Wert im Notfall oder bei Diebstahl besser belegen.
Wie lange soll man Kontoauszüge aufheben?
Bei private Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Überweisungen empfiehlt Jurist Sascha Nuß diese 3 Jahre aufzubewahren: „So lange läuft die Verjährungsfrist bei den meisten Alltagsgeschäften.“ Privatpersonen können zum Beispiel bei einer ungerechtfertigten Mahnung mit dem Kontoauszug belegen, dass sie bezahlt haben.
Steuerbescheid, Steuerunterlagen und Belege fürs Finanzamt
Steuerunterlagen sollte man noch 4 Jahre aufzuheben. Hintergrund: Manchmal ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder er wurde unter Vorbehalt verschickt. Wer 500.000 Euro oder mehr pro Jahr verdient, muss 6 Jahre lang alle steuerrelevanten Belege und Aufzeichnungen behalten. Selbstständige und Freiberufler müssen einige Dokumente sogar 10 Jahre aufbewahren.
Den Steuerbescheid selbst sollten Sie mindestens 10 Jahre, am besten dauerhaft archivieren. Das kann hilfreich sein, wenn irgendwann Förderungen wie zum Beispiel Baukindergeld beantragt werden.
Alte Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
Alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise sollten entsprechend der Verjährungsfrist noch für 3 Jahre nach dem Ende des Mietverhältnisses bzw. dem Auszug aufbewahrt werden
Wie entsorgt man private Dokumente am besten?
Damit Datendiebe keine Chance haben, ist es am sichersten, private Dokumente vor dem Wegwerfen zu schreddern, sodass keine Rekonstruktion der Daten mehr möglich ist. Danach die Dokumente im Papiermüll entsorgen. Wenn Sie digitale Daten auf Ihrem Computer löschen wollen, reicht es nicht, diese einfach in den Papierkorb zu verschieben und diesen dann zu leeren. Sie sind damit nicht endgültig von der Festplatte gelöscht. Tipps, wie Sie Daten auf Festplatten endgültig löschen, bekommen Sie auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). ■