E-Mails nach dem Urlaub einfach löschen – darf man das? Was gegen die E-Mail-Flut wirklich hilft

Sie haben es geschafft, im Urlaub den Laptop und das Diensthandy auszulassen? Herzlichen Glückwunsch! Bis hier her haben Sie alles richtig gemacht. Nur hat die Sache meist auch leider einen Haken: Beim Wiedereinstieg in den Job warten Hunderte oder gar Tausende ungelesene Mails auf einen. Und nun? Darf man einfach alle löschen? Oder gibt es eine bessere Alternative? KURIER verrät, was zu tun ist.

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Darf man seine E-Mails nach dem Urlaub einfach löschen?

Nein! „E-Mails sind betriebliche Kommunikation, die darf nicht einfach so gelöscht werden“, sagt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln. Beschäftigte kommen also nicht darum herum, die eingegangenen Nachrichten tatsächlich zu sichten. Schließlich kann es immer auch um Aufträge oder wichtige Kundeninformationen gehen.

Was passiert, wenn ich wichtige E-Mails nach dem Urlaub trotzdem aus Versehen lösche?

Wer sich nicht an die Vorgaben hält, verstößt gegen arbeitsvertragliche Pflichten und muss laut Oberthür im schlimmsten Fall mit arbeitsrechtlichen Sanktionen rechnen, etwa mit einer Abmahnung oder gar einer Kündigung.

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Darf man – zum Beispiel in einer Abwesenheitsnotiz – ankündigen, dass E-Mails in einem gewissen Zeitraum gelöscht werden?

Eine solche Ankündigung gegenüber dem Empfänger sei möglich, sagt Oberthür. „Aber nur mit Zustimmung des Arbeitgebers.“ Andernfalls droht ebenfalls Ärger.

Was kann man tun, damit man gar nicht erst mit einem überlaufenden Postfach konfrontiert wird?

Grundsätzlich gilt: Wer ein überquellendes Postfach vermeiden will, klärt am einfachsten vor einer längeren Abwesenheit, wer während des Urlaubs die eingehenden E-Mails bearbeiten kann. Ist das nicht möglich und man kommt nicht darum herum, die Flut an E-Mails nach dem Urlaub zu sichten, sollte man sich einen Plan machen.

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Wie sichtet man E-Mails nach dem Urlaub am schnellsten?

Neuste E-Mails zu erst lesen: E-Mails sind schnelllebig. Eine Mail, die man am Anfang seines dreiwöchigen Urlaubs bekommen hat, hat sich nach 21 Tagen meist schon längst erledigt. Und anders herum: Ist eine Anfrage bei E-Mail wirklich wichtig, meldet sich der Absender vermutlich mehr als einmal bei Ihnen. Deshalb gilt: Lesen Sie nach dem Urlaub zuerst die neusten E-Mails.

E-Mails nach Absendern sortieren: Lassen Sie sich Ihre Mails sortiert nach Absendern anzeigen. Meist hängen die Themen bestimmter Personen zusammen – dann ist man schneller im Thema und kann gezielter und gebündelt antworten. Außerdem sind womöglich wichtigere Mails bestimmten Personen zuzuordnen. Eine E-Mail vom Chef ist gegebenenfalls wichtiger als eine vom Azubi.

CC-Mails separat anzeigen lassen: E-Mails, bei denen man nur in CC steht, sind meist nicht dringlich, sondern dienen oft nur der Information. Diese können Sie später lesen, ins Archiv verschieben oder eventuell gleich löschen.

Prioritäten bei E-Mails nach dem Urlaub setzen: Meist lassen sich mindestens zwei Drittel der beruflichen E-Mails nach dem Urlaub schnell und unkompliziert beantworten. Priorisieren Sie Ihre Antworten und erledigen Sie am besten gleich, was nicht lange dauert. Als Faustregel sollte gelten: Brauchen Sie zum Abarbeiten nicht mehr als drei Minuten, erledigen Sie es am besten sofort. Der Rest wird auf Wiedervorlage gelegt und gemäß der Priorisierung für die kommenden Tage eingeplant.